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2010-12-09 16:16 | カテゴリ:後悔日誌
このところ、事務所の出納関係の部分を見直してました。

しばらく前に書いた記事で領収書のことを書いたんですが、この時に作ったものは実はハリボテも良いところで、エクセルに適当な文言と枠線を引いただけのものだったんです。
金額とか項目はもとより、単純な部分を除いた計算部分も手計算のうえ、入力が必要と言うシロモノでした。

それを使って業務をやっていたんですけれど、先日出来上がった小型船舶免許の書類作成ツールを使ってみると、小型船舶関連の書類一式を作成するよりも、たった1枚の領収書を作る方がよっぽど面倒になってしまっていて、しかもここ最近は法人のお客さまからの依頼が多くなってきていることから、領収書は行き当たりばったりなハリボテのまま、と言う訳にも行かなくなってきました。

そこで、領収書とその前に提出することになる、請求書をイチから作り直すことにしました。

これまで使っていた請求書も領収書同様、使えないシロモノで、エクセルで作っているにも関わらず領収書と連動しておらず、そもそも個人向けに作っていたものだったことから、文言や注意書きなどがまるで違う法人向けに使おうとした場合、1枚作るのに毎回新造するのと変わらないくらい、手間がかかってていたんです。

なので今回は、最初に法人向けの請求書を作り、そこから連動した領収書を作ったあと、それらの文言を個人向けに改めた法人向け・個人向けそれぞれの請求領収書フォーム一式を、エクセルで作ってみようとなりました。

まずは項目ごとの報酬額と経費のヨコ表を作り、タテ計を自動計算させて、そこから源泉課税額が発生する場合のみ源泉所得税額を自動計算し、報酬額や経費から税別扱いが発生しているときは、その部分だけ抜き出して消費税を自動計算、それらの金額と借受金その他などの差引分と足し引きして、合計金額をはじき出すと言う内容。

表は見やすくまとめたうえで、件名やあて先、金額を読みやすくレイアウト。
事務所名などは名刺と同じデザインとし、あとはお客さまに失礼にならないような文言(様と御中の違いとか、請求とご請求の違いとか、挨拶文の内容とか。ソラで説明できたら、ビジネスマナーの達人です)に気を配ってみたり、変造・コピー防止のためにフォントや配置、ゆめ吉の透かしを入れてみたりだとか、欲張る僕も悪いんですけど、これを作るのには泣きが入りました。

ああでもない、こうでもないと苦闘数日、何とか請求書が出来上がったので、今度はこれをもとに領収書を作ってみようと思います。
お金のない僕に問題があるんですけれど、何をするでも手作りでやると言うのは、きっついものですね。

receipt.jpg
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